L'activité d'inventaire des fonds associatifs est une démarche importante au sein d'une association ou d'une organisation pour documenter et répertorier l'ensemble des ressources matérielles et documentaires qu'elle possède. Cette activité vise à organiser et à préserver le patrimoine de l'association, qu'il s'agisse de documents écrits, de photographies, de cartes postales, de plans ou d'objets.

Voici une description plus détaillée de cette activité :

Inventaire des fonds associatifs documentaires :

• Livres : Cette catégorie inclut les ouvrages, les manuscrits, les publications, les revues et toute autre forme de matériel imprimé ou écrit en possession de l'association. Chaque livre est répertorié, décrit et enregistré dans une base de données ou un registre d'inventaire.Dossiers : Les dossiers peuvent contenir des documents administratifs, des correspondances, des rapports, des contrats, des factures, des procès-verbaux et d'autres informations essentielles pour l'histoire et la gestion de l'association. Ils sont triés, classés et indexés.
• Photos : Les photographies représentent souvent une ressource visuelle précieuse pour documenter l'histoire de l'association. Elles sont identifiées, datées et parfois restaurées pour leur conservation.
• Cartes postales : Les cartes postales, qu'elles soient anciennes ou contemporaines, peuvent fournir un aperçu des événements passés, des sites historiques ou des activités de l'association. Elles sont également cataloguées.
• Plans : Les plans architecturaux, les schémas, les cartes et autres documents cartographiques sont examinés et répertoriés, notamment s'ils sont liés à des projets ou des activités de l'association.

Inventaire des objets associatifs :

• Objets : Cette catégorie englobe divers objets physiques tels que des artefacts, des souvenirs, des équipements, des instruments, des œuvres d'art, des trophées ou tout autre élément matériel en possession de l'association. Chaque objet est documenté, photographié et décrit.

Processus d'inventaire :
L'inventaire implique souvent la création d'une équipe dédiée chargée de collecter, trier, cataloguer et enregistrer chaque élément de manière systématique. Des outils tels que des logiciels de gestion d'inventaire ou des fiches d'inventaire peuvent être utilisés pour suivre les détails de chaque élément, y compris sa provenance, son état, sa localisation, etc.

L'inventaire des fonds associatifs, qu'ils soient documentaires ou matériels, permet à une association de mieux comprendre son histoire, de préserver son patrimoine et de faciliter la recherche future. Il peut également être utile pour mettre en valeur le travail de l'association, partager son histoire avec le public et appuyer ses activités actuelles et futures.